Interne communicatie: de verantwoordelijkhedenmatrix

Vraag een willekeurig persoon op een willekeurig niveau werkzaam in een willekeurige organisatie wat de succesfactor of faalfactor was van een ingrijpend verandertraject en deze persoon zal antwoorden: “de communicatie”. Op zijn minste staat dit containerbegrip in de top 3.

Terwijl men binnen organisaties het er vaak wel over eens is  dat er vrijwel niets belangrijker is dan interne communicatie, zie ik in de huidige maatschappij vrijwel uitsluitend vacatures en opdrachten voorbij komen voor externe communicatie. Voornamelijk marketingcommunicatie of sociale media.

Waarom is het toch dat organisaties het aan de ene kant zo belangrijk vinden en andere kant er niet in willen investeren? Ik bedoel niet eens zozeer door het uitbreiden of verstevigen (door gedegen opleiding) van de communicatieafdeling, maar ook door eens goed te kijken hoe het nou zit met de communicatiestructuur en de communicatieprocessen en de rollen en de verantwoordelijkheden.

Het boek IC in 3D van Ilse van Ravenstein en Guus Kok, een must voor iedere interne communicatiespecialist, zoomt in op verschillende organisatiefacetten, zoals cultuur, structuur, strategie en dergelijke, die stuk voor stuk consequenties hebben voor de interne communicatie. In het hoofdstuk ‘Spelers’ wordt uiteengezet dat in principe iedereen in de organisatie verantwoordelijk is voor ‘de communicatie’. Net zoals in de ‘gewone wereld’ zijn er verschillende rollen, verantwoordelijkheden, oriëntaties, ambities en kwaliteiten. Logischerwijs volgt daaruit dat deze heterogene groep op een heterogene wijze wil (en moet) worden ondersteund.

Op zich niets nieuws onder de zon. We – de communicatieprofs – weten al jaren dat we meer op maat de interne communicatie vorm moeten geven. Toch doen we het zelden. Dat is niet uit onwil of gemakzucht. Er is nooit tijd, er moeten meters worden gemaakt. Daarmee wordt bedoeld: er moeten tastbare zaken worden opgeleverd zoals een nieuwsbrief of een folder of een up-to-date intranet.

Wederom dus dat achterblijven van de noodzakelijke investeringen. Niet gek dus dat het maar niet wil lukken om de interne communicatie naar een hoger plan te trekken en er bij de volgende medewerkerraadpleging een dikke 8 voor te scoren.

In het boek IC in 3D staat een handzame rollen- en verantwoordelijkhedenmatrix waarin voor iedere ‘rol’ (oftewel groep medewerkers met eenzelfde taak) een aantal verantwoordelijkheden in de communicatie kunnen worden vastgelegd, zoals signaleren, visie uitdragen, visie of beleid vertalen, beleidsinformatie brengen of halen, proces of werkinformatie brengen of halen, kennis delen, motiveren, etc.

Wat is er nou simpeler – en hoeveel tijd vraagt dat nou eenmaal? – dan eens een keer goed met verschillende ‘rolvertegenwoordigers’ voor deze materie te gaan zitten en met elkaar door te nemen waar de verantwoordelijkheidskruisjes moeten komen te staan? En dan meteen ook vast te stellen in hoeverre deze kruisjes in de praktijk daadwerkelijk worden nageleefd. Het gesprek erover alleen al geeft en enorme boost aan het versterken van de communicatiekracht doordat het de wensen en (on)mogelijkheden van de verschillende rollen blootlegt. Het ontlast de communicatieafdeling doordat er minder over de schutting wordt gegooid en het geeft de communicatieprofessional helderheid over waar zij haar tijd aan zou moeten besteden. Zo kan zij haar immer beperkte tijd aanwenden voor communicatie-interventies die er ook echt toe doen.

Naschrift Ilse van Ravenstein:

‘Erg leuk dat Kick de waarde herkent van het expliciet maken van de rollen en verantwoordelijkheden die iedere medewerker in zijn/haar specifieke functie heeft. Zo’n rollen en verantwoordelijkheden matrix is slechts een hulpmiddel om het gesprek te voeren en kan desgewenst op maat worden gemaakt voor de functies en de specifieke rollen en verantwoordelijkheden in IC, die in organisatie relevant zijn. Afhankelijk van de specifieke uitdagingen van die organisatie natuurlijk!

Relevanter is nog om vervolgens te kijken naar of managers, medewerkers, adviseurs etc. ook in staat zijn om hun IC verantwoordelijkheid waar te maken. Hebben ze de juiste vaardigheden, beschikken ze over de benodigde tools en middelen? Ondersteunt de huidige communicatiestructuur anderen wel in hun IC verantwoordelijkheid, of neemt het die eigenlijk stiekem over? Zodat die anderen al helemaal niet meer ervaren dat het hun verantwoordelijkheid is. Wat mij betreft is het aanbieden van ondersteuning, advies, coaching en tools en middelen de kern van de rol van de (interne) communicatie adviseur. Die er dan dus vooral is om anderen te helpen beter te worden in interne communicatie. Mooie uitdaging!’

0 Response to “Interne communicatie: de verantwoordelijkhedenmatrix”


  • No Comments

Leave a Reply