Universiteit Utrecht – Directie ICT

In een omvangrijk en intensief traject heeft de Directie ICT van de UU een beleidsplan 2009 – 2013 ontwikkeld dat is afgeleid van het Strategische Plan van de UU als geheel.
Opdracht:

  • uitgave van het beleidsplan, in de vormgeving een duidelijke afgeleide van het Strategische Plan van de UU;
  • uitgave van een uitvoeringsplan 2009-2010;
  • de organisatie van een informatieve bijeenkomst voor interne belanghebbenden waar beide producten worden gepresenteerd.

Om het wiel niet opnieuw uit te vinden, is Flowdesign – de vormgever van het Strategische Plan – ingeschakeld om een soortgelijke vormgeving toe te passen op het Beleidsplan ICT, met nét wat andere accenten. Het kleurgebruik op de pagina’s zou meer aan moeten sluiten bij de kleuren van de Directie ICT en wat het beeldmateriaal betreft: dit zou meer toegespitst moeten worden op de verschillende digitale mogelijkheden en diensten zoals beschreven in het beleidsplan ICT.

Kortom: hoe je met weinig extra investering toch een product kunt opleveren met een geheel eigen gezicht.

Cover Beleidsplan ICT

Uitwerking van de bijeenkomst

De voorstellen:

  • Uitnodigingen per e-mail (met toepasselijk en eigentijds vormgegeven e-mailsjabloon);
  • Suspense opbouwen in de aanloop naar de uitvoeringsdatum door SMS-triggers;
  • Bijeenkomst starten met welkomstwoord via chatvenster op scherm;
  • Vraag- en antwoordspel met de zaal via chatvenster;
  • Filmpje maken van virtuele collegezaal (met behulp van Second Life);
  • Pauze aankondigen door SMS naar alle aanwezigen te sturen;
  • Via stemkastjes de mening van de aanwezigen op stellingen direct polsen.

Aanpak van Kaliber: Eerst maar heel breed ‘brainen’ over wat zou kunnen, wat zou passen en waarmee je het publiek zou kunnen verrassen. The sky is the limit. Dan met de opdrachtgever bekijken wat wenselijk en wat haalbaar is. Kwestie van schrappen (dat doe je ook liever dan helemaal geen ideeën te hebben). Blijft er nog genoeg over om van de bijeenkomst een innovatieve en inspirerende happening te maken.

De online presentatie van het beleidsplan

Bijzonder trots ben ik – en alle credits gaan hiervoor naar animator Maik Hagens – op het animatiefilmpje dat wij hebben gemaakt om het proces inzichtelijk te maken voor buitenstaanders hoe de Directie ICT tot dit beleidsplan is gekomen.

Animatie van het proces om tot een Beleidsplan ICT te komen. Made by Maik Hagens.